Forse non l’ho mai detto, ma prima di iniziare ad occuparmi ufficialmente di assistenza virtuale ho fatto un corso.

Sì esatto, non volevo improvvisare rischiando di bruciarmi in partenza con errori magari banali. A posteriori posso solo darmi una pacca sulla spalla e dirmi che ho fatto bene, perché mi ha aiutata a dare un ordine alle idee che mi frullavano in testa, a selezionarle, a capire i punti su cui far leva, quello che valeva la pena fare e quello che era meglio evitare. A capire come dare veramente un servizio professionale, piuttosto che improvvisarmi sperando che andasse bene.

Una delle molte cose imparate in questo corso è che esistono una montagna (ma veramente) di tools online, più o meno gratuiti, che vengono in aiuto a chi lavora da remoto o più semplicemente al computer. Via via che ne scoprivo di nuovi pensavo “se avessi saputo di questo strumento quando facevo l’impiegata, mi sarebbe venuto utile!”

Dopo l’entusiasmo iniziale ho scremato, nella vita propendo generalmente per il “poco ma buono” e questo campo non fa eccezione: pochi strumenti, davvero utili e scelti bene.

Perciò ecco qui per voi la mia Selection (tranquilli  c’è qualcosa di più sfizioso che i soliti Google Drive e Skype):

TOGGL

Lo uso per tracciare il mio tempo. Semplice, intuitivo (e gratuito), mi aiuta a capire il tempo che impiego per determinati lavori, o a registrare con precisione il tempo lavorato per i clienti con fatturazione oraria.

TRELLO

È un project management tool. Non vi lasciate spaventare dalla definizione, in realtà è uno strumento semplicissimo e molto utile. Mi permette di suddividere e condividere i progetti su cui lavoro, inserire check-list, immagini, file, commenti…e avere tutto accessibile ovunque mi trovi. Consigliatissimo.

CANVA

Questo per me è stata una bellissima scoperta. Per chi come me non è un grafico professionista, ma ha bisogno di realizzare qualche semplice lavoretto (immagini per post sui social, intestazione newsletter, semplici infografiche…) questo strumento è fantastico, molto intuitivo, e risolve facilmente tanti piccoli lavori.

PDF ESCAPE

Per lavorare su pdf non serve necessariamente acquistare la suite Adobe…questo strumento (anche nella versione gratuita) permette di unire o dividere pagine, sbloccare, convertire in altri formati, modificare (sì hai letto bene!).

IMAGE OPTIMIZER

Uno strumento tanto semplice quanto utile, hai un’immagine ma devi ridurla…quante volte capita! Questo tool, molto semplice ma efficace, risolve il problema.

LASTPASS

Questo tool raggruppa tutte le password in una sorta di “cassaforte” virtuale, proponendovele nel momento in cui vi servono. Si possono anche inserire manualmente delle note che vogliamo tenere protette. Molti non amano questo tipo di strumenti, personalmente ad un certo punto non ho più potuto farne a meno, con carta e penna sarei impazzita credo. Ora ci registro quasi tutto e alleggerisce di molto il lavoro!

FATTURE INCLOUD

Questo è uno strumento a pagamento, ma con un costo tutto sommato accessibile e per me è stato vitale. Mi permette di emettere preventivi, proforma e fatture facilmente e correttamente. Tramite la condivisione con la mia commercialista lei può tenere controllata la situazione e scaricare i documenti che le servono, senza che io debba andare fisicamente nel suo ufficio. Decisamente utile!

MAILCHIMP

Per organizzare i contatti e tenerli aggiornati, impostare email di benvenuto, costruire programmare e inviare le Newsletter: uno strumento che si descrive facilmente ma che davvero è utilissimo e pure gratis!

UNSPLASH

Un ampio archivio di immagini di qualità da scaricare gratuitamente: occorre dirlo? Utilissimo!

OMMWRITER

Questo è uno strumento che non ho compreso subito ma ho rivalutato recentemente. Si tratta di un programma di videoscrittura (in versione free o a pagamento) che aiuta la concentrazione. Lo trovo utile quando voglio scrivere dei testi un po’ più lunghi e rimanere concentrata, lo schermo si libera dalle distrazioni e con le cuffiette ci si può isolare dall’ambiente circostante. Sicuramente non adatto a tutti i lavori, ma in alcune situazioni l’ho davvero apprezzato molto.

Questi sono i miei strumenti preferiti, quelli che utilizzo regolarmente e che ho l’impressione migliorino davvero la qualità del mio lavoro. Tu li conoscevi già o ti ho raccontato qualcosa di nuovo? Magari hai anche tu qualche strumento preferito che non c’è nella mia lista? Raccontamelo!