Ho letto spesso della pianificazione a blocchi, ma in qualche modo non riuscivo mai a farla funzionare per me. Alcune attività si risolvono velocemente, ma interrompono spesso il flusso di lavoro. Altre richiedono blocchi di tempo ampi e dedicati, più difficili da ricavare. Cos’è che non riuscivo a far funzionare?

Poi un giorno mi sono imbattuta in un articolo che parlava delle differenze tra pianificazione del Manager e pianificazione del Maker. E lì ho capito: come libera professionista devo occuparmi di attività di entrambe le categorie, quindi la pianificazione non può essere di un unico tipo.

Che cos’è la Manager’s schedule?

È la programmazione dedicata alle attività in cui si deve incontrare qualcuno: riunioni, call. È strutturata a blocchi di un’ora e si adatta bene a tutte quelle attività che richiedono meno tempo, ma magari più volte al giorno.

Che cos’è invece la Maker’s schedule?

È la pianificazione di chi ha un’attività creativa da svolgere, creazione di contenuti ad esempio, o un corso, o un prodotto. Questo genere di attività non si adatta a blocchi di tempo troppo ristretti, ma ha necessità di respiro più ampio e le interruzioni sono il male assoluto per chi si trova nel flusso creativo.

Ok, tutto chiaro, ma come fare se nella mia settimana devo sia produrre contenuti, sia rispondere alle email e partecipare a qualche call?

La prima cosa da fare è “catalogare” le tue attività. Quali sono le cose che devi fare e a che categoria appartengono?

Seconda cosa sarà stabilire quanto tempo vuoi dedicare ad un tipo e quanto all’altro.

La scelta della quantità di ore da dedicare ai diversi tipi di lavoro non sarà mai fisso, ma nemmeno casuale. La tua programmazione di medio termine deve essere la bussola per stabilire in ciascuna settimana le proporzioni in cui dedicarti a ciascun compito.

Stabilito quanto tempo dedicare alle attività creative e del Manager, passa ad inserire all’interno del tuo planning settimanale le attività da Maker, quindi quelle che occupano slot temporali più lunghe. Tieni conto dei tuoi livelli di energia: se le prime ore della giornata sono il tuo picco creativo è lì che dovresti posizionale le attività di genere Maker.

Gli spazi rimanenti sono quelli in cui posizionare le attività del Manager.

Ultima cosa ma molto importante, ricorda di non riempire mai la tua agenda. Lascia dello spazio tra le varie attività e gli imprevisti, che succedono sempre, non saranno un problema.

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