Preferisco non sapere quanto ho speso, negli anni, in agende e strumenti vari dedicati alla pianificazione, finendo poi con l’usarli gran poco.

Il percorso però è stato comunque utile, perché mi ha portato a capire tre cose:

1. Pianificare mi serve. Mi fa stare meglio, mi rende più serena nelle mie giornate e il mio essere serena ricade e si riflette su tutta la famiglia. Esattamente come l’ansia o lo stress.
2. Non è l’agenda quello di cui sento il bisogno, ma la carta.
3. Non è necessario scegliere tra team digital e team carta. La pianificazione giusta per me si è rivelata comprendere entrambi gli strumenti.

Partiamo dagli strumenti

Quelli che uso per il mio planning settimanale sono: 

Google Calendar; 

un taccuino  Leuchtturm formato A5 che però ho intenzione di sostituire con un B6 una volta terminato;

Una penna stilografica, per l’esattezza questa con cui mi trovo davvero bene;

Stickers e washi tapes: questi sono assolutamente irrilevanti sul piano organizzativo, ma rendono più divertente e bello da vedere il mio planner. Mi fanno sentire bene e ho imparato a far posto nella vita alle cose che mi fanno stare bene, il planning non fa eccezione.

Come funziona

Qui ti racconto la mia pianificazione settimanale, ma da dove pesco le cose da inserire nella mia to-do list? Ebbene, per il lavoro faccio anche una sessione di planning trimestrale, in cui stilo obiettivi e progetti a cui lavorare e che “scompatto” in singole attività: quelle che poi inserirò nelle mie settimane. Per la pianificazione trimestrale seguo diligentemente quello che insegna Silvia Lanfranchi qui.

Quindi quello che ho in mano sono gli strumenti elencati sopra e la lista di cose da fare preparata ad inizio trimestre.

La sessione di planning vera e propria

Io la faccio il venerdì pomeriggio. Mi piacerebbe farla nel corso del fine settimana, ma la realtà è che quando i bimbi sono a casa mi è molto difficile trovare la tranquillità con cui mi piace fare questa attività. Quindi ok, in questa stagione della mia vita va bene anche il venerdì pomeriggio.

Google Calendar

Nel calendario Google registro tutti gli appuntamenti, lavorativi e non. Tutto ciò che ha un orario e che mi tiene impegnata. È poco romantico forse, ma pratico da consultare e aggiornare in qualsiasi momento, quindi con doppia funzione “on the go” e come base nel momento del planning settimanale.

Il taccuino

Nel taccuino ho ricavato due sezioni, una in cui disegno le mie giornate e una verso la fine, in cui segno il menu settimanale. Il motivo per cui tengo i menu settimanali raggruppati è che così posso prendere facilmente ispirazione dalle settimane precedenti.

La sezione dedicata ai giorni della settimana invece è così composta:

Pagina 1: Brain dump

È la pagina in cui scrivo tutto quello che poi andrò a suddividere sui vari giorni. Tutto quello che vorrei fare, ispirazioni, in che fase del ciclo mi trovo, il focus che voglio dare alla settimana, promemoria spicci. Tutto quello che mi viene in mente.

Pagine 2 – 6: singole giornate

Preparo la pagina per ogni giorno della settimana. Intesto con data e giorno della settimana e segno gli appuntamenti che risultano da Google Calendar.

Infine, sulla base del tempo a disposizione, suddivido tra i vari giorni tutto quello che avevo annotato in prima pagina e, se mi va, decoro con qualche sticker.

L’aspetto che mediamente hanno le pagine del taccuino è questo:

Tutto qui. Come vedi è un metodo molto semplice, ma che mi permette di agire su due aspetti: mi fa prendere consapevolezza della settimana che ho davanti e mi permette, aprendo il taccuino ogni mattina, di sapere esattamente a cosa dedicarmi (senza frugare in to do list chilometriche e impossibili).