Chi si avvicina per la prima volta all’idea di collaborare con un’Assistente Virtuale, lo fa di solito per uno di questi due motivi:

• Deve fare delle attività che esulano dalle sue competenze e per cui non ha tempo, voglia o interesse a formarsi e cerca qualcuno in grado di occuparsene;
• Il carico di attività di cui si occupa ha raggiunto delle dimensioni tali da richiedere un supporto esterno;
• Mix vari dei due punti qui sopra.

Se ti trovi in questa situazione, la prima cosa da fare è decidere cosa vuoi delegare. Sembra una banalità, ma mi è capitato di ricevere richieste di supporto senza che ci fosse una chiara visione di questo aspetto, il che equivale a costruire un castello sulla sabbia.

So che è probabilmente anche la parte più difficile del processo, ma decidere cosa delegare ti costringe anche ad un ordine mentale tra le attività di cui ti occupi, e questo non può che fare del bene al tuo business. Prenditi alcuni giorni per osservare in modo consapevole le attività che ti trovi a svolgere, fai una lista e a fine giornata prova ad evidenziare quelle di cui puoi occuparti solo tu. Quelle che rimangono sono le attività potenzialmente delegabili.

Ricordati anche che quella che per te è un’attività, potrebbe in realtà essere composta da micro-attività più semplici di cui ti puoi alleggerire, ti faccio un esempio: la tua newsletter ha una parte che non puoi delegare, quella in cui decidi di cosa parlare, quando parlarne, e il testo nudo e crudo. Di tutto il resto, se vuoi, puoi davvero lasciare che se ne occupi qualcun altro.

In base all’ambito in cui ti serve supporto ti sarà chiaro quali competenze deve avere la tua assistente virtuale e indirizzerai meglio la ricerca. Molte di noi si sono specializzate in ambiti specifici che possono andare dalla contabilità, al marketing, alla SEO, al customer service, al graphic design. Sicuramente c’è un’assistente virtuale giusta per l’attività che ti serve.

Una volta trovata la persona che fa al caso tuo, i modi in cui puoi farle avere le informazioni sono vari. Quello che ti consiglio di fare è di raggruppare in una cartella su Drive tutto quello che le servirà. Sarà facile lavorare su documenti condivisi, e aggiungere o togliere materiale all’occorrenza.

Delega poche attività alla volta, ti aiuterà a sentirti più tranquillo ed è l’ideale per testare e acquisire fiducia nel processo di delega che state costruendo.

Accessi: oltre ai documenti e alle istruzioni sul lavoro da svolgere, può essere che le attività da svolgere richiedano l’accesso ad aree riservate, ad esempio del blog o della newsletter. Abituati ad utilizzare strumenti di gestione delle password come Lastpass, sarà più facile ritrovarle e condividerle in sicurezza quando sarà necessario.

Infine dai fiducia. Fidati della scelta che hai fatto di delegare quelle attività, fidati del tuo giudizio nello scegliere la persona giusta con cui collaborare, fidati della professionalità di chi hai scelto. Non appena il processo sarà ben instaurato sarai ancor più felice della tua scelta e ti chiederai perché mai non hai delegato prima.