Quando si parla di delegare, si tralascia spesso un aspetto in realtà molto importante: delegare è una manna dal cielo, purché ci sia una certa organizzazione a monte.

Questa base di partenza aumenta in maniera esponenziale l’efficacia della collaborazione con altri professionisti, ad esempio con un’assistente virtuale. Organizzarti non è il tuo forte, ti spaventa e ti senti perennemente inadeguata a riguardo? Beh, allora devi assolutamente conoscere Carolina, la specialista in organizzazione e gestione del tempo che sto per presentarti!

Ciao Carolina, ci racconti chi sei, che cosa fai e perché hai scelto di farlo?

Ciao Elena, mi piace definirmi una organizzatrice seriale d’ispirazione orientale perché per essere libera di vivere la vita che desidero so che l’organizzazione è il miglior strumento per riuscirci e ho imparato a fondere le tecniche di time management con la filosofia orientale per bilanciare lavoro e vita privata e rispettare il mio naturale modo di essere.

Come sei arrivata ad occuparti di organizzazione in modo professionale?

Mi occupo di organizzazione praticamente da sempre, nella mia vita, ma anche nelle diverse mansioni che ho ricoperto professionalmente nel corso degli anni.

Più di dieci anni fa ho iniziato a interessarmi alla professione dell’event planner e, dopo vari corsi, esperienze sul campo e collaborazioni con altre agenzie, ho deciso, nel 2015, di aprire la mia agenzia di organizzazione di eventi. Nel 2017 ho sentito l’esigenza di dar vita a un progetto che aiutasse le persone a organizzarsi e tutelare il proprio tempo, così prezioso, non solo in caso di occasioni da celebrare, ma nella vita di tutti i giorni.

È nato così: “My Zen Manager” il tuo programma di consulenza personalizzato, ce lo racconti?

“My Zen Manager” è studiato per chi sente di non aver abbastanza tempo e desidera ottimizzare le proprie risorse di tempo ed energia per vivere meglio.

Fondo tecniche di gestione del tempo con contaminazioni di insegnamenti d’ispirazione zen perché ciascuno possa trovare il proprio personale metodo partendo dalla consapevolezza e rispettando la propria essenza per raggiungere risultati che siano sostenibili e duraturi.

Conoscere la teoria infatti non è sufficiente e metterla in pratica può non essere semplice e si rischia di affannarsi ancora di più.

Il mio ruolo è dunque quello di una guida che ti affianca passo passo per individuare le strategie organizzative più appropriate e adattarle alla propria quotidianità o nel proprio lavoro per liberarsi dallo stress di un tempo che non basta mai.

Aiuto le persone a mettere ordine, in ambito privato e lavorativo, per trovare il proprio equilibrio. Sono specializzata nel trovare il tempo dove pensi che non ci sia individuando i punti di forza da consolidare e i punti critici sui quali serve intervenire per raggiungere i propri obiettivi migliorando i risultati e senza sprecare risorse.  

Ho scelto di dedicarmi a questo progetto perché è la perfetta intersezione tra ciò che mi riesce in modo spontaneo e naturale, continua ad appassionarmi e mi spinge quotidianamente a migliorarmi e saperne di più, mi dà soddisfazione perché mi fa sentire utile al mondo e in connessione con altre persone, mi dona un forte senso di libertà potendo lavorare come, quando e ovunque io voglia in totale autonomia.

Chi sono le persone che si rivolgono a te e che cosa cercano nell’affiancamento con te?

Le persone che si rivolgono a me sono per lo più donne, magari mamme, con un lavoro che può essere da libere professioniste oppure da dipendenti. Volendo semplificare le ragioni che le portano a rivolgersi a me, potrei dire che le mie clienti si dividono in due macro-gruppi:

1. Quelle che hanno la necessità di gestire un’infinità di cose: lavoro (magari anche più di uno), gestione domestica, marito, figli, animali, volontariato,sport… e per questo sono sempre stressate, di corsa, in ansia. Ovviamente in tutto questo il tempo per loro stesse è praticamente inesistente e in genere è proprio questo che cercano quando si rivolgono a me.

2. Quelle che tutto sommato non hanno giornate esageratamente cariche di impegni, ma la tendenza a girare un po’ a vuoto, procrastinare: la conseguenza è la frustrazione per i progetti che rimangono fermi e il senso di colpa per il tempo lasciato scivolare tra le mani.

Ovviamente qui ho generalizzato molto e tra questi due gruppi c’è l’unicità di ogni persona che arriva da me, ma in sostanza il punto è sempre quello di trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata e magari imparare come intervenire su se stessi quando si sente che ci si sta un po’ perdendo (capita!)   

Come si svolge una consulenza tipo con te?

Per tutte le situazioni mi piace pensare al mio ruolo come a quello di un accompagnatore in un viaggio. Viaggio verso la consapevolezza, prima, e verso l’acquisizione del proprio metodo organizzativo, poi.

Come lo faccio in pratica? Si parte da una consulenza preliminare, che ho chiamato SATORI dal termine giapponese che significa “rendersi conto”, in questa fase analizzo la situazione di partenza. Si tratta di una fase è importantissima per la cliente, finora tutte vedendo scritto nero su bianco in modo preciso come si organizzano e come possono migliorare mi hanno detto che è già di grande aiuto, in molti casi poi capita che partono convinte di avere un tipo di difficoltà e invece scoprono che il problema sta da un’altra parte.

Questa parte è fondamentale anche per me, perché entrando in punta di piedi nel mondo della mia cliente,riesco a dare un aiuto molto specifico, mirato, pratico e dettagliato, e non semplicemente dei suggerimenti generici che potrebbero dare risultati superficiali o effimeri.

Dopo questa prima fase, elaboro tutte le informazioni che ho raccolto e preparo una scheda con la mia analisi e le prime chiare indicazioni su come sia meglio proseguire per migliorare gli aspetti organizzativi della propria quotidianità che interessano.

A quel punto totale libertà! la cliente può mettere in pratica i miei consigli da sola, oppure può proseguire con un periodo di affiancamento in cui ci sentiremo regolarmente procedendo seguendo un programma personalizzato che io mi preparo sulla base del risultato di SATORI.

Le mie consulenze si svolgono da remoto via mail con mie indicazioni o suggerimenti di applicazione di alcune tecniche e soprattutto esercizi pratici da fare su cui poi confrontarsi durante le consulenze telefoniche via Skype, Messenger, WhatsApp….in base a cosa si preferisce.

Salvo casi particolari, la frequenza delle call che consiglio è mensile, intervallate dalle mail, della durata di circa un’ora ciascuna per un periodo minimo di tre mesi, perchè ci tengo particolarmente che ci sia un tempo ragionevole per acquisire in modo duraturo ciò che viene trattato durante il per-corso per poi poter procedere in autonomia. A seconda poi della situazione o degli obiettivi che si intende raggiungere si può prolungare il periodo di affiancamento per tutto il tempo necessario.

Il punto di partenza è sempre l’ascolto e il rispetto delle esigenze ed abitudini di chi ho di fronte. Per affiancare in modo discreto dando solo suggerimenti che ritengo adatti e validi a seconda di ogni singolo caso.

Ultima domanda: che pensiero vuoi lasciare a chi sta leggendo?

Il mio motto è: “l’organizzazione rende liberi”, liberi di vivere la vita che si desidera. La produttività e la gestione del tempo non sono l’obiettivo, che, a volte, può farci sentire in gabbia, ma lo strumento più efficace che ci permette di vivere la risorsa più preziosa che abbiamo, il tempo, nel miglior modo possibile.

Grazie mille per il tempo che ci hai dedicato!

Grazie a te, Elena, per questo spazio.

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Stiamo lavorando a un progetto insieme che partirà a brevissimo e rispondere alle tue domande sarà utile a te, ma migliorerà anche il progetto.

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