• Come organizzarsi per lavorare con un’assistente virtuale.

    Assistenza Virtuale, Organizzazione • 21 Gen 2019

    Ti ho parlato spesso dei motivi per cui è una buona idea lavorare con un’assistente virtuale (ad esempio qui). Tra i vantaggi di questo tipo di collaborazione c’è quello di non aver vincoli temporali: puoi chiedere l’aiuto della tua AV nei periodi in cui sei più carico e farne a meno quando sei più tranquillo.

    Ma come ottimizzare davvero questo aspetto?

    Impostando un’organizzazione del lavoro in cui si possa inserire agevolmente un collaboratore esterno: è proprio di questo che ti voglio parlare oggi. Anche se in questo momento gestisci tutto in autonomia, fai in modo che le attività siano il più possibile organizzate in modo che al momento giusto tu possa facilmente “passare” qualcosa ad una collaboratrice. Credimi, quando arriverà quel giorno mi ringrazierai!

    1/ Password

    Utilizza Lastpass o uno qualsiasi dei molti sistemi di archiviazione password che il web mette a disposizione. Facilita la vita a te e quando vorrai passare credenziali di accesso a qualcun altro potrai farlo molto facilmente e in sicurezza. Ed è davvero, davvero semplice da fare! Quindi bando ai post-it attaccati allo schermo del computer.

    2/ Documenti in cloud

    Per quanto possibile, conserva i documenti utili per il tuo lavoro in cartelle organizzate su Cloud, come ad esempio Google Drive o Dropbox. Nel momento in cui collaborerai con un’AV ci vorrà davvero solo un attimo per darle l’accesso a tutto quello che le serve.

    3/ Trello

    Qui facciamo un passetto avanti: organizzazione delle attività. Hai presente quelle email chilometriche a forza di avanti e indietro, che si creavano nel corso di un lavoro? Puoi dimenticartene. Organizzando e seguendo i tuoi lavori utilizzando un programma di project management (come ad esempio Trello) sarà tutto molto più facile, chiaro e organizzato. Prendi ad esempio il calendario editoriale:organizzando le idee per i contenuti, le foto e le checklist a promemoria dei passaggi da fare prima della pubblicazione, sarà comodo per te seguire l’andamento dei progetti e all’occorrenza passare qualche task ad una collaboratrice esterna.

    Sì ma quando è il momento di chiedere l’aiuto di un’assistente virtuale?

    Beh, se le tue pagine social hanno la polvere e stai tralasciando completamente il marketing perché non trovi il tempo di seguirlo, è il momento per un’assistente virtuale.

    Se ti sembra di lavorare a tutte le ore, le sere e spesso anche nei weekend, è il momento di considerare l’aiuto di un’assistente virtuale.

    Se dentro di te ti senti pronto a delegare con fiducia alcuni aspetti del tuo lavoro e, anzi, l’idea di non dover più pensare a certe attività ti fa sentire sollevato: è decisamente il momento per un’assistente virtuale!

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